Ausgabe September 2001


Modernes DV-Konzept für Klein- und Mittelbetriebe


Vorwort

Der PC wird 20 Jahre alt. Anlässlich dieses Jubiläums ist es Zeit einmal darüber nachzudenken wie er unser Leben verändert hat. Es dürfte kaum einen Betrieb geben in dem nicht mindestens ein PC steht: zur Textverarbeitung, Angebots- und Auftragsverwaltung, als CAD/CAM-System oder auch nur zur Auswertung von Messergebnissen. Ohne den PC wäre vieles nicht mehr denkbar, trotzdem muss man gelegentlich darüber nachdenken wie der Einsatz optimiert werden kann.

Konzepte

Hardware
PC sind als Einzelplatzsysteme anzutreffen oder sind im Netzwerk verbunden. Teilen sich mehrere Mitarbeiter die Arbeit am PC ist die Vernetzung unumgänglich. Zwei oder drei PCs vernetzt man meist Peer-to-Peer, während größere Systeme meist Client-Server-Netzwerke darstellen. Letzteres erleichtert die Datenverwaltung und ermöglicht eine konsistente Datensicherung. Wurden in der Vergangenheit fast ausschließlich PC miteinander verbunden, so geht man neuerdings mehr und mehr dazu über die Arbeitsplätze mit Hilfe sogenannter Thin-Clients einzurichten. Thin-Clients sind PC ohne eigenen Massenspeicher, welche sich alle Daten (auch das Betriebssystem) vom Server holen. Letzteres erleichtert die Installation und Verwaltung der Arbeitsplätze sehr. Im Notfall kann die Sekretärin ein defektes Gerät selbst austauschen. Lediglich der Server muss ausfallsicher installiert werden. Mit Hilfe einer USV (unterbrechungsfreie Stromversorgung) und eines Spiegelsystems (mehrer identische Systeme arbeiten zusammen) ist dies ebenfalls machbar. Wie viele Teile doppelt installiert werden ist letztlich eine Kostenfrage wobei jeder Betrieb für sich entscheiden muss ob er die höheren Anschaffungskosten akzeptiert oder das Risiko eines Totalausfalls auf sich nimmt. In der Regel wird man sich für einen Mittelweg entscheiden, einen Königsweg gibt es aber nicht.

Software
Anfang der 80iger Jahre verkörperte CIM (Computer Integrated Management) den letzten Schrei des technisch Machbaren. Konnten sich solche Systeme anfänglich nur Großfirmen leisten, so wurde dies mit dem Aufkommen der „Mittleren Datentechnik“ auch für mittelständische Betriebe bezahlbar. Unter CIM verstand man die DV-technische Verwaltung aller Unternehmensbereiche. Anders als bei den primitiven Auftragsverwaltungsprogrammen (dazu zählen auch die sogenannten Handwerkerpakete), werden die Plandaten mit den Werten aus der Praxis verglichen und fliessen in den Planungsprozess, zum Zweck der Optimierung, zurück. Verschiedene Kombinationen aus PPS, MIS, EDI, CAQ, CAD und CAM erweiterten den Funktionsumfang von CIM. Später vereinte man diese Begriffe unter ERP (Enterprice Resource Planning). Das technische Know-How wird zusätzlich in einer Wissensdatenbank gespeichert und ergänzt die Praxisdaten.

Neu hingegen sind die Begriffe, welche die DV-Aktivitäten im Internet beschreiben. Während sich eBusiness vor allem mit der Werbung und den Vertrieb über das Internet beschäftig, ist cBusiness eine Erweiterung des Datenaustauschs und eProcurement die Warenbeschaffung mit Hilfe des Internet. Diese Begriffe werden immer wieder herausgestellt, fokusieren sie doch alle die wirtschaftlichen Aktivität und Attraktivität des Internets, welche man auch als eCommerce bezeichnet. Es ist also naheliegend die Anforderungen an die EDV ganzheitlich zu betrachten, denn alle Daten haben denselben Ursprung – sie werden nur auf verschiedenen Wegen verteilt.

Die Software „All-in-One Metall“ ist eine leicht bedienbare Multiuser-Software. Sie wurde speziell für kleine und mittlere „produzierende“ Unternehmen entwickelt, welche ihren Betrieb ohne großen administrativen Aufwand verwalten wollen. Trotzdem bietet sie alles was ein moderner Betrieb benötigt:  

·         Offene SQL-fähige Datenbank
·         Datenaustausch mit externen Systemen
·         Vor- und Nachkalkulation aller Aufträge
·         Terminverfolgung und Maschinenbelegung
·         Auswertung der Umsätze und der Kosten
·         Kosten- und Preisprognosen
·         integrierte Lagerhaltung
·         gekoppeltes Angebots- und Bestellwesen
·         Knowledge-Management
·         leistungsfähigen Reportgenerator  

Kosten
Die Software ist unbestritten wichtiger als die Hardware, schließlich ist sie der eigentliche Motor für die Anwendung. Daher sollte man sich zunächst die geeignete Software aussuchen bevor man die Hardware kauft. Insbesondere betrifft dies die Investitionssicherheit, d.h. wie wirkt sich die Lebensdauer der Software auf meine Hardware aus. Im schlimmsten Fall könnte der Austausch einer Komponente eine Neuinstallation erforderlich machen was unter allen Umständen verhindert werden muss. Natürlich müssen auch die Kosten für die Programmpflege und die Hardware-Wartung in die Kostenrechnung einfließen. Im folgenden Beispiel haben wir die Kosten eines normales PC-Netzwerks einem ThinClient-Konzept gegenübergestellt. Die Kosten für die Personalkosten sind jedoch nicht aufgeführt. Wer bei den Administrationskosten etwas einsparen will, tut gut daran ein zuverlässiges DV-System zu kaufen. Hier zeigt sich, dass das moderne aber auch teurere ThinClient-System sogar kostengünstiger ist – nicht zuletzt weil auch der Nutzungszeitraum länger als 5 Jahre beträgt. Vor allem aber der Pflegeaufwand und die Kosten für ein Upgrade sind bei einer Thin-Client-Lösung deutlich geringer.  

Prämissen:

·         Server auf PC-Basis
·         5 Arbeitsstationen inkl. BDE-System
·         jährliche Updates für Anwendungsprogramme
·         Upgrade des Betriebssystems nach je 3 Jahren
·         Nutzungszeitraum 5 Jahre  

Kostenaufstellung


Werte in DM

vernetzte PC-Einzelplätze

ThinClient-System

Einzelkosten

Summe

Einzelkosten

Summe

Hardware

Arbeitsplätze

5 x 2.500,00

12.500,00

5 x 1.500,00

7.500,00

Server

10.000,00

10.000,00

15.000,00

15.000,00

BDE-System

3 x 1.500,00

4.500,00

3 x 1.500,00

4.500,00

Peripherie

2 x 2.000,00

4.000,00

2 x 2.000,00

4.000,00

Installation

3.000,00

3.000,00

3.000,00

3.000,00

Software

BS Einzelplatz

5 x 380,00

1.140,00

 

 

BS Server

3.500,00

3.500,00

15.000,00

15.000,00

Applikation

5 x 1.500,00

7.500,00

10.000,00

10.000,00

Installation PC

5 x 500,00

2.500,00

 

 

Installation Server

2.000,00

2.000,00

1.000,00

1.000,00

DV-Manpower

Training

3 x 2.000,00

6.000,00

3 x 1.000,00

3.000,00

Service

5 x 1.000,00

5.000,00

5 x 500,00

2.500,00

Upgrade

BS Einzelplatz

2 x 5 x 350,00

3.500,00

 

 

BS Server

2 x 1.500,00

3.000,00

2 x 1.500,00

3.000,00

Applikation

2 x 5 x 500,00

5.000,00

2 x 1.000,00

2.000,00

Installation

2.000,00

2.000,00

1.000,00

1.000,00

Systemausfall

Ausfallkosten

2 x 2.000,00

4.000,00

 

 

Reinstallation

2 x 5.000,00

10.000,00

 

 

 

Summe TCO

89.140,00

71.500,00

 

Möglichkeiten
Natürlich stehen die Kosten immer im Vordergrund. Trotzdem sollten auch die Möglichkeiten betrachtet werden, denn diese sind ausschlaggebend für Wettbewerbsvorteile, welche die Firma u.U. gegenüber dem Mitbewerbern hat. Oftmals entscheiden kleine Vorteile über wichtige Umsatzanteile, z.B. wenn ein Kunde schnell mit Angeboten und wichtigen technischen Daten versorgt werden kann und man dadurch den Zuschlag für den Auftrag erhält. Aus diesem Grund wollen wir dieses Thema etwas näher beleuchten.

Bedieneroberfläche
Einheitliche Bedienelemente sind die Voraussetzung für effektives Arbeiten am PC. Die einheitliche Bedienbarkeit ist genauso wichtig wie einheitliche Verkehrszeichen im Straßenverkehr und verkürzt die Anlernphase. Als Bedienstandard hat sich mittlerweile die SAA-Technik von MS-Windows bzw. Motif der Opensource-Standard-Foundation (OSF) etabliert. Beide Systeme funktionieren weitgehend gleich. Man darf heute davon ausgehen, dass Schulabgänger mit den Bedienungselementen dieser Benutzeroberflächen (GUI) bereits vertraut sind.

Datenbank
Die Qualität der Datenbank ist entscheitend für die Bereitstellung der Daten. Dabei spielt nicht nur der schnelle gleichzeitige Zugriff eine Rolle, sondern auch, ob die Daten für andere Anwendungen offen sind und wie sicher diese geschützt sind. Bei gleichzeitigen Zugriff müssen die Schreibzugriffe sequentiell verarbeitet werden, d.h. es muss sichergestellt sein, dass jeder Benutzer mit den aktuellen Daten arbeitet. Wichtige Daten, deren Eindeutigkeit von ausschlaggebender Bedeutung sind, müssen unter allen Umständen vor doppelter oder widersprüchlicher Bearbeitung geschützt werden damit die Konsistenz der Datenbank gewährleistet ist. In der Regel wird dies mit sogenannten Satz- oder Feldsperren gehandhabt. Die Qualität einer Datenbank lässt sich daran erkennen wie sicher und effizient dieser Mechanismus ist. Es versteht sich von selbst, dass es deutliche Unterschiede zwischen einer Datenbank, welche zigtausend Mark kostet und einer, welche quasi kostenlos mitgeliefert wird, geben muss. Die Qualität einer Software kann letztlich darin gemessen werden auf welcher Datenbank sie aufzusetzen in der Lage ist. In der Regel aber erlaubt jede Datenbank die Daten zu exportieren so daß der Umstieg auf eine andere Software jederzeit ermöglichst wird. Es muss im einzelnen geprüft werden, welche Anforderungen notwendig sind. Nicht zuletzt aber ist die SQL-Fähigkeit die Voraussetzung für den Datenaustausch mit anderen Programmen bzw. Rechnern und sollte immer vorhanden sein. Wissensdatenbanken speichern die Eigenschaften der Artikel zusammen mit den Ergebnissen des Qualitätsmanagements sowie die Bewertung des Kunden und setzen diese in Relation. Aus den Auswertungen lassen sich Trends erkennen, welche rechtzeitig auf Qualitätsprobleme hinweisen bzw. beweisen helfen, dass die Qualität tatsächlich stimmt. Die Vorkalkulation neuer Artikel wird einfacher und genauer. Außerdem ist der Im- und Export der Daten für e- bzw. cBusiness-Anwendungen leicht möglich und die Kosten für die Pflege der Homepage verringern sich.

Netzwerk
Neben der Datenbank gehört das Netzwerk zu den wichtigsten Komponenten eines DV-Systems. Auch hier sind Offenheit und Sicherheit die wichtigsten Qualitätsmerkmale. Mittlerweile ist das Ethernet nach DIN 802.3 unter Verwendung des TCP/IP-Protokolls der wichtigste Netzwerkstandard der mit Datenraten von 10 Mbit bis 1 Gbit allen denkbaren Anforderungen genügt. Dieses aus der UNIX-Welt stammende Protokoll hat die PC-spezifischen Protokolle mittlerweile verdrängt. Bei Funknetzen ist darauf zu achten, dass eine geeignete Verschlüsselungstechnik verwendet wird. Ein sicherer  Datenaustausch über das Internet ist bislang nur dann gewährleistet wenn die Verschlüsselung offline geschieht. Dies dürfte wohl einer der wichtigsten Gründe sein weshalb ASP-Lösungen, welche über das Internet arbeiten, bisher keine große Verbreitung gefunden haben.
 

Nutzen
Was kann nun mit einem ERP-System erreicht werden? Obwohl sich zu planende Rationalisierungsmaßnahmen eines ERP-Systems nur schwer mittels einer Renditeberechnung bewerten lassen, machen sich die höheren Investitionskosten schon nach wenigen Jahren dadurch bezahlt, dass alle Daten an einer Stelle zusammengeführt sind und damit unbestechliche Zahlen aus allen Betriebteilen und über alle Fertigungsstufen verfügbar sind, welche dem Management als Basis für Entscheidungen dienen. Es gehen keine Informationen verloren, d.h. das Know-How wird bewahrt. Gerade unter den verschärften Wettbewerb benötigt man neue Organisationsmittel. Nur wer sich technologisch „up-to-date“ hält kann langfristig erfolgreich sein.

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Dann senden Sie uns eine Email (info@sepa-computer.de) oder rufen Sie uns an unter: 07123-963801.