Ausgabe September 2004

 

gesetzliche Vorschriften zur Rechnungsstellung


In den vergangenen Wochen hat es immer wieder Probleme mit Rechnungen gegeben, weil sich die Rechnungsempfänger mit der Begründung: "Rechnungen seien nicht ordnungsgemäß" weigerten, diese zu bezahlen. Durch Äußerungen in den Medien sind die Leute geradezu verrückt gemacht worden. Im Einzelnen wurde geltend gemacht, in den Rechnungen fehle:

  • die Angabe des Zeitpunktes der Leistung oder der Verrechnung
  • die Angabe der im Voraus vereinbarten Minderung des Entgelts

    Richtig ist, dass durch das Steueränderungsgesetz 2003 die Anforderungen an Rechnungen verschärft worden sind. Werden die Anforderungen nicht erfüllt, kann die Finanzverwaltung beim Rechnungsempfänger den Vorsteuerabzug versagen. Inzwischen hat die Finanzverwaltung (BMF Schreiben vom 29. Januar 2004 IV B 7 - S 7280 - 19/04) zu einigen Einzelfragen Stellung genommen. Danach gilt u.a. folgendes:

    Rechnung per Fax
    Eine Rechnungsübermittlung per Fax ist zulässig, aber nur, wenn diese von Standard-(Papier) Fax an Papier-Fax erfolgt. In diesen Fällen ist es erforderlich, dass der Rechnungsaussteller die Rechnung in Papierform aufbewahrt. Eine per Fax auf Thermopapier erhaltene Rechnung ist auf normales Papier zu kopieren. Bei anderen Fax-Übermittlungsformen (z.B. PC-Fax) ist - wie bei der elektronischen Rechnung - eine qualifizierte Signatur erforderlich.

    Elektronischer Datenaustausch
    Elektronisch kann eine Rechnung übermittelt werden, wenn die Rechnung entweder mit einer qualifizierten Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signatur-Gesetz versehen ist oder im EDI-Verfahren entweder zusätzlich eine Sammelrechnung in Papierform oder wie oben beschrieben mit Signatur erfolgt.

    Rechnungsnummern
    Jede Rechnung ist darüber hinaus mit einer fortlaufenden Nummer zu versehen. Dabei kann ein Unternehmer auch verschiedene Nummernkreise verwenden diese Nummern dürfen auch Buchstaben entdalten. Entscheidend ist, dass organisatorisch sichergestellt ist, dass eine Nummer nur einmal vergeben wird. Dies gilt auch für Gutschriften.

    Steuernummer
    Jeder Unternehmer hat in der Rechnung entweder seine Steuernummer oder seine USt-Identifikation-Nr. anzugeben.

    Zeitpunkt der Vereinnahmung
    Es ist ausreichend, wenn in der Rechnung auf den Lieferschein Bezug genommen wird, in der die Leistung ausgeführt wurde. Rechnungen müssen innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung der Leistung erstellt werden. Wer dies nicht tut, der muss nach dem Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit mit einem Bußgeld rechnen. Diese Vorschrift ist seit dem 01. Januar 2004 in Kraft.

    Anzahlungen
    Die Angabe des Zeitpunktes der Vereinnahmung des Entgelts oder Teilentgelts ist nur dann erforderlich, wenn der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt. In diesem Fall reicht es aus, den Kalendermonat der Vereinnahmung anzugeben.

    Entgeltminderung
    Eine Rechnung kann aus mehreren Dokumenten bestehen. Allerdings muß die Entgeltminderungsvereinbarung sowohl bei dem leistenden Unternehmer als auch bei dem Leistungsempfänger oder dem jeweils beauftragtem Dritten vorliegen. Die Rechnung kann also Bezug nehmen auf einen Lieferungsvertrag oder auf Allgemeine Geschäftsbedingungen. Für Rabatt- und Bonusvereinbarungen werden in den Rechnungen folgende Formulierungen vorgeschlagen:

  • Es ergeben sich Entgeltminderungen auf Grund von Rabatt- oder Bonusvereinbarungen

  • Entgeltminderungen ergeben sich aus unseren aktuellen Rahmen und Konditionsvereinbarungen

  • Es bestehen Rabatt- oder Bonusvereinbarungen

    Ändern sich diese Rabatt- oder Bonusvereinbarungen später, so müssen bereits ausgestellte Rechnungen nicht berichtigt werden. In den Rechnungen muß auch nicht auf einen Bonus oder einen Rabatt hingewiesen werden, der von dritter Seite, z.B. einem Lieferanten, gewährt wird. Bei der Skontogewährung reicht es aus, wenn es in der Rechnung heißt: "2% Skonto bei Zahlung bis .. ". Das Skonto muß nicht betragsmäßig, weder mit dem Buchungsbetrag noch mit dem Nettobetrag zzgl. USt, ausgewiesen werden. Im Zeitpunkt der Inanspruchnahme des Skontos oder der Gewährung des Bonus oder des Rabattes ist die Umsatzsteuer entsprechend der Bemessungsgrundlage zu berichtigen. Ein Belegaustausch ist bei laufender Abrechnung nicht erforderlich. Vorgeschrieben ist ein Belegaustausch für Jahresboni und Jahresrückvergütungen und darüber hinaus für alle Abrechnungen für einen bestimmten Zeitabschnitt.

  • Haben Sie noch Fragen?

    Dann senden Sie uns eine Email (info@sepa-computer.de) oder rufen Sie uns an unter: 07123-963801
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