In den vergangenen Wochen hat es immer wieder Probleme mit Rechnungen gegeben, weil sich die Rechnungsempfänger
mit der Begründung: "Rechnungen seien nicht ordnungsgemäß" weigerten,
diese zu bezahlen. Durch Äußerungen in den Medien sind die Leute geradezu verrückt gemacht worden.
Im Einzelnen wurde geltend gemacht, in den Rechnungen fehle:
die Angabe des Zeitpunktes der Leistung oder der Verrechnung
die Angabe der im Voraus vereinbarten Minderung des Entgelts
Richtig ist, dass durch das Steueränderungsgesetz 2003 die Anforderungen an Rechnungen verschärft worden sind. Werden die Anforderungen nicht erfüllt, kann die Finanzverwaltung beim Rechnungsempfänger den Vorsteuerabzug versagen. Inzwischen hat die Finanzverwaltung (BMF Schreiben vom 29. Januar 2004 IV B 7 - S 7280 - 19/04) zu einigen Einzelfragen Stellung genommen. Danach gilt u.a. folgendes:
Rechnung per Fax
Eine Rechnungsübermittlung per Fax ist zulässig, aber nur, wenn diese von Standard-(Papier) Fax an Papier-Fax erfolgt. In diesen Fällen ist es erforderlich, dass der Rechnungsaussteller die Rechnung in Papierform aufbewahrt. Eine per Fax auf Thermopapier erhaltene Rechnung ist auf normales Papier zu kopieren. Bei anderen Fax-Übermittlungsformen (z.B. PC-Fax) ist - wie bei der elektronischen Rechnung - eine qualifizierte Signatur erforderlich.
Elektronischer Datenaustausch
Elektronisch kann eine Rechnung übermittelt werden, wenn die Rechnung entweder mit einer qualifizierten Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signatur-Gesetz versehen ist oder im EDI-Verfahren entweder zusätzlich eine Sammelrechnung in Papierform oder wie oben beschrieben mit Signatur erfolgt.
Rechnungsnummern
Jede Rechnung ist darüber hinaus mit einer fortlaufenden Nummer zu versehen. Dabei kann ein Unternehmer auch verschiedene Nummernkreise verwenden diese Nummern dürfen auch Buchstaben entdalten. Entscheidend ist, dass organisatorisch sichergestellt ist, dass eine Nummer nur einmal vergeben wird. Dies gilt auch für Gutschriften.
Steuernummer
Jeder Unternehmer hat in der Rechnung entweder seine Steuernummer oder seine USt-Identifikation-Nr. anzugeben.
Zeitpunkt der Vereinnahmung
Es ist ausreichend, wenn in der Rechnung auf den Lieferschein Bezug genommen wird, in der die Leistung
ausgeführt wurde. Rechnungen müssen innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung der Leistung erstellt werden. Wer dies nicht tut, der muss nach dem Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit mit einem Bußgeld rechnen. Diese Vorschrift ist seit dem 01. Januar 2004 in Kraft.
Anzahlungen
Die Angabe des Zeitpunktes der Vereinnahmung des Entgelts oder Teilentgelts ist nur dann erforderlich, wenn der
Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt.
In diesem Fall reicht es aus, den Kalendermonat der Vereinnahmung anzugeben.
Entgeltminderung
Eine Rechnung kann aus mehreren Dokumenten bestehen. Allerdings muß die Entgeltminderungsvereinbarung sowohl
bei dem leistenden Unternehmer als auch bei dem Leistungsempfänger oder dem jeweils beauftragtem
Dritten vorliegen. Die Rechnung kann also Bezug nehmen auf einen Lieferungsvertrag oder auf Allgemeine
Geschäftsbedingungen. Für Rabatt- und Bonusvereinbarungen werden in den Rechnungen folgende Formulierungen
vorgeschlagen:
Es ergeben sich Entgeltminderungen auf Grund von Rabatt- oder Bonusvereinbarungen
Entgeltminderungen ergeben sich aus unseren aktuellen Rahmen und Konditionsvereinbarungen
Es bestehen Rabatt- oder Bonusvereinbarungen
Ändern sich diese Rabatt- oder Bonusvereinbarungen später, so müssen bereits ausgestellte
Rechnungen nicht berichtigt werden. In den Rechnungen muß auch nicht auf einen Bonus oder einen Rabatt
hingewiesen werden, der von dritter Seite, z.B. einem Lieferanten, gewährt wird. Bei der Skontogewährung reicht es aus, wenn es in der Rechnung heißt: "2% Skonto bei Zahlung bis .. ".
Das Skonto muß nicht betragsmäßig, weder mit dem Buchungsbetrag noch mit dem Nettobetrag zzgl. USt,
ausgewiesen werden. Im Zeitpunkt der Inanspruchnahme des Skontos oder der Gewährung des Bonus oder
des Rabattes ist die Umsatzsteuer entsprechend der Bemessungsgrundlage zu berichtigen. Ein Belegaustausch ist bei laufender
Abrechnung nicht erforderlich. Vorgeschrieben ist ein Belegaustausch für Jahresboni und
Jahresrückvergütungen und darüber hinaus für alle Abrechnungen für einen
bestimmten Zeitabschnitt.
Haben
Sie noch Fragen?
Dann
senden Sie uns eine Email (info@sepa-computer.de)
oder rufen Sie uns an unter: 07123-963801.
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